Наш телефон:

Подпишитесь на наши рассылки!

Поздравляем с Днем знаний!

Дорогие коллеги, партнеры, друзья, гости нашего сайта! Команда «Бизнес Партнера» от всей души поздравляет вас  с первым осенним праздником – Днем знаний! Мы искренне уверены, что это праздник не только трогательных первоклассников, их волнующихся родителей и учителей! Этот день имеет отношение практически к каждому из нас:  кто-то сегодня ведет своих детей в первый класс, кто-то [...]

Успешные деловые переговоры. Второй этап обучения руководителей РСХБ

24-25 и 29 — 30 ноября прошли очередные бизнес-тренинги   для руководителей центрального офиса Россельхозбанка. Первый тренинг: Принятие управленческих решений. Второй: Успешные деловые переговоры, этот тренинг ознаменовал собой начало второго этапа обучения руководителей. Тренинг развивает навыки уверенного поведения в деловых переговорах, преодоления разногласий в сложных переговорах, корректного отстаивания деловых интересов и реализации собственных целей в переговорах. Add [...]

Деловая е-mail переписка. Как вы яхту назовете...или О теме письма

Эта статья о заполнении поля «Тема письма»

Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.

Простая, казалось бы, вещь. Пишешь партнеру о сроках отправки документов – напиши в теме «О сроках отправки Договора». Пишешь об изменении юридического адреса – напиши в теме «Об изменении юридического адреса». Но, как показывает практика переписки, не все, очевидное для нас, столь же очевидно для других…

На днях моя подруга и коллега (Наташа) в очередной  раз облегченно вздохнула, получив письмо от своего делового партнера. И сказала: «Красота! Не письмо, а песня! Еще не открыла его, а уже знаю, о чем пишет!». А потом добавила: «Да и  отыскать любое из его писем в моем ящике теперь минутное дело!»

«И что в этом особенного?» — справедливо спросите вы. И тогда я расскажу Вам, почему нынешний порядок в переписке с адресатом так радует мою подругу.

Наташа – специалист по работе с клиентами и партнерами в тренинговой компании.

Чуть более 2-х месяцев назад у нее началась переписка с новым деловым партнером компании. (Назовем его «Вася»). В начале предстоящей совместной  работы всегда много вопросов, которые надо обсудить, прояснить, уточнить, закрепить и пр. В день Наташа и Вася обменивались большим количеством сообщений. Но если бы вы заглянули в Наташину папку с входящими письмами и посмотрели на ветку переписки с Васей, то обнаружили бы совершенно незамысловатую картину. Писем много, но вся информация сводится к двум смысловым моментам: в поле «От кого» значится  «Вася», а в поле тема  - «Сотрудничество с Пермью» (Имя Наташиного  делового партнера и название города по понятным причинам мною изменены. Как говорится, всякие совпадения прошу считать случайностью).

Представьте себе ситуацию: первое письмо имеет тему «Сотрудничество с Пермью». Из этого письма Наташа узнает информацию об адресате, о его компании,  знакомится с его  коммерческим предложением. Отвечает. В следующих письмах уточняются детали работы, специфика проведения выездных тренингов, обсуждаются финансовые, организационные аспекты и пр. (В  конце недели в Наташином ящике 17  писем  от Васи). При этом все письма: от первого до последнего — имеют один вариант темы: «Сотрудничество с Пермью». А теперь представьте, что приходится делать, если срочно нужно, например,  найти в этой переписке одно конкретное письмо с конкретной информацией. Как говорится, « и ежу понятно», что  приходится делать:  открывать письма наугад и пытаться  приблизительно вспомнить, в какой из дней недели этот вопрос обсуждался. Говорить о временных затратах, результативности такого поиска и сопутствующих эмоциях не стану. И так все понятно.

Выводы:

1.Помните, что поле «Тема» – важная часть эл.письма.

2.Заполняйте поле темы рационально, делайте информацию предельно информативной.

Например, «Договор.Счет.Акт» вместо «Документы»

3. По мере изменения аспектов обсуждаемого вопроса вносите уточнение в тему (используйте расширение).

Например,

Сотрудничество с Пермью→Сотрудничество с Пермью.Даты→ Сотрудничество с Пермью.Договор

4. Делайте объем темы содержательным, но предельно кратким (количество знаков, видимых адресатом при получении, в поле «Тема» достаточно ограничено)

Например,

Сотрудничество с Пермью → Пермь.Даты → Пермь.Договор

5. Если в переписке с деловым партнером/клиентом вы видите, что поле «Тема» заполняется им произвольно/не заполняется вовсе, возьмите инициативу в свои руки и попробуйте один из двух сценариев:

— При ответе корректно меняйте содержание поля «Тема»/сами заполняйте его. Если адресат внимателен, возможно, уже этого действия будет достаточно чтобы привести переписку  в нормальный вид. Если же адресат по-прежнему продолжает (скорее всего, просто по привычке) игнорировать содержимое этого поля – воспользуйтесь другим сценарием (читайте ниже):

— Напишите адресату письмо с просьбой/предложением приблизительно следующего содержания: «Вася, мне очень хочется,  чтобы наша переписка была эффективной и мы могли предельно оперативно решать все наши деловые вопросы. Предлагаю в поле «Тема» сразу указывать  предмет и содержание письма.  Думаю, так мы существенно повысим эффективность нашего общения».

Наташа воспользовалась моими советами. И вот уже второй месяц наслаждается прозрачностью и четкостью получаемых писем!

Такого же наслаждения желаю и вам, мои уважаемые читатели!

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

E— mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

Комментирование закрыто.

Мы успешно работаем на рынке краткосрочного бизнес-образования России и стран СНГ с 2005 года.

Что мы делаем: мы проводим классические бизнес-тренинги, т.е. обучаем только тем знаниям и навыкам, которые необходимы для успешной профессиональной деятельности. Мы не занимаемся личностным ростом, прокачкой мозгов и шаманством.

Кто наш клиент: это юридические лица, компании среднего и крупного бизнеса России и стран СНГ.

Кто будет вас учить: наши тренеры — это зрелые, состоявшиеся люди, с собственным опытом работы в реальном бизнесе. У нас нет пенсионеров-теоретиков и «зеленых выскочек». Мы учим только тому, что умеем сами.

Основное направление нашей деятельности – это корпоративные тренинги

Мы проводим их по 5 основным направлениям:

• Тренинги для руководителей

• Универсальные тренинги

• Деловая переписка

• Система обучения персонала

• Рабочие кадры

Будем рады видеть Вас среди наших клиентов!

Поиск по сайту

Tags

Счетчик