Наш телефон:

Подпишитесь на наши рассылки!

Топ-5. Пять лучших тренингов 2010 года!

Какие бизнес-тренинги пользовались популярностью в прошедшем году? Подведя анализ деятельности компании за год, мы составили рейтинг популярности корпоративных тренинговых программ. За основу были взяты всего два критерия: Количество проведенных за год тренинговых дней по данной программе. Количество компаний-клиентов, заказавших этту программу . Итак, безусловным лидером продаж стала программа  E-mail переписка в бизнесе — тренинг для [...]

Открытый тренинг «Деловая e-mail переписка»

20-21 февраля прошел открытый тренинг Деловая е-mail переписка Участниками стали  руководители торгово-производственной компании и компании по разработке решений в области электронной коммерции.  Руководителей по работе с клиентами и  руководителей службы техподдержки  волновали самые разнообразные вопросы  деловой переписки с клиентами и партнерами. Из вопросов участников тренинга: — В настоящее время передо мной стоит задача максимально повысить [...]

Деловая е-mail переписка. О хорошем впечатлении

Эта статья – результаты моих наблюдений за тем, какие аспекты  создают хорошее впечатление от делового письма.

Вот бывает же так: получаешь ответ на свое письмо – и сразу внутренне принимаешь решение: с этими ребятами я хочу и буду  общаться дальше, а вот с этими — хочется сразу распрощаться. У вас такое бывало? У меня – да. Последняя такая практика у меня случилась совсем недавно: я вела переписку с разными компаниями на предмет подбора языковых курсов.

Ниже – мои суммированные выводы о том, что стоит иметь в виду, если вам важно чтобы ваше деловое письмо  производило хорошее впечатление на адресата и вызывало у него желание продолжать с вами деловое взаимодействие.

1. Время ответа на письмо.

Время ответа показывает адресату, насколько вы заинтересованы в общении и деловом взаимодействии с ним.

Совет № 1: Стремитесь отвечать на получаемые письма сразу. Если это невозможно – то в течение 3-х  часов с момента получения. Если и это невозможно – в течение дня.

Если и этот срок  по объективным обстоятельствам  затруднителен, признаком хорошего делового тона является отправка адресату сообщения приблизительно следующего содержания: «Я получил Ваше письмо. Постараюсь на него ответить до…...включительно».

При принятии решения о приоритетности ответов обращайте внимание на такие пометки адресата, как Важность/Priority  и  Тема/Subject.  Это надежные показатели того, насколько скорым и важным для адресата является Ваш ответ.

Помните, что  задержка с  ответом – всегда риск потерять клиента. Кроме того, отсутствие  своевременного ответа может затруднить  работу других людей, связанных с вами деловыми отношениями.

Как не копить неотвеченные письма?

Проверенный прием: Прочитав письмо адресата, сразу оцените, насколько оно важное и срочное, сколько времени Вы потратите на ответ ему. Если на написание ответа вам понадобится до 5-7 минут – отвечайте сразу.  И только более затратные по времени ответы откладывайте «на потом».

2. Персональное обращение.

Деловое письмо, начинающееся с персонального обращения и приветствия,  отражает индивидуальную  направленность письма, демонстрирует ваше внимание и уважение к личности адресата.

Ситуация: вы записались на курсы иностранных языков и просите сотрудника института выслать вам счет на оплату.

Сравните варианты ответов:

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте ! Для того, чтобы выслать Вам счет мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. ……	Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет мы должны получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. ……

Совет № 2:

Обязательно используйте в деловых письмах  персональное обращение.

Цените индивидуальность ваших адресатов! Добавляйте вашим письмам персональной направленности, корректной доброжелательности. Выделяйтесь своими письмами из безликой массы безликих ответов.

3. Выражение слов признательности за обращение в компанию (за обращение к Вам).

Слова признательности  являются отражением  вашей благодарности клиенту/партнеру за его выбор в вашу пользу/в пользу вашего бизнеса.

Письмо-ответ клиенту, начинающееся с фразы «Спасибо за Ваше письмо»,  демонстрирует клиенту, что Вы его цените и дорожите его выбором. Это  хороший деловой тон и продуктивная деловая позиция.

Сравните :

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте, Маша! Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. ……	Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо  получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. ……

Совет № 3:  Благодарите адресата за внимание и доверие, которое он оказывает Вам и вашему бизнесу!

Варианты фраз признательности в начале письма:

Спасибо за Ваш интерес к…

Спасибо за Ваше письмо…

Спасибо, что обращаетесь к нам…

Спасибо, что выбрали нас…

Спасибо, что выбрали нашу компанию…

Мы признательны Вам за Ваш интерес…

1. Позитивное завершение письма

Финальные фразы  – последнее, что остается в поле внимания адресата при прочтении вашего письма.  Закрепите в последних фразах  эмоционально-позитивную атмосферу  делового общения. Создайте у адресата хорошее настроение – чтобы ему захотелось вновь пообщаться с вами!

Сравните:

Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1	Вариант ответа 2
Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. …...	Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо  получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!

Совет № 4:  Настраивайте адресата на продолжение диалога.  Проявляйте уважение! Создавайте  и   укрепляйте настроение комфортного сотрудничества!  Делитесь с адресатом своим позитивным настроением и искренним желанием  продолжить деловое взаимодействие!

Варианты финальных фраз:

Буду рад сотрудничеству!

С готовностью отвечу на Ваши вопросы.

Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь!

С надеждой на плодотворное сотрудничество,

Всегда готов помочь и ответить на Ваши вопросы.

С  искренним уважением,

С уважением,

С уважением к Вам,

С уважением и надеждой на плодотворное сотрудничество,

5. Подпись и блок контактной информации.

Человеку, ведущему деловую переписку, важно понимать, кто находится «по ту сторону монитора»: имя и фамилию адресата, должность, контактные координаты.

Для чего это нужно:

Имя и фамилия – дает возможность вести  персональное общение.

Должность – дает адресату понимание границ полномочий и профессиональной компетентности в решении вопросов.

Координаты –  обеспечивают возможность  дополнительной оперативной связи  в случае необходимости.

Сравните: какой из ответов выглядит более профессиональным и вызывает большее доверие  к информации.

Ваше письмо:
Здравствуйте! Я прошла предварительное тестирование при записи на курсы испанского языка в вашем институте. По результатам тестирования я записана в группу PS-А2.1. Оплата моего обучения будет осуществляться моим работодателем. Пожалуйста, пришлите мне счет на оплату обучения. Спасибо. С уважением, Маша Петрова
Вариант ответа 1:	Вариант ответа 2:
Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо  получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь! С уважением, Анна	Здравствуйте, Маша! Прежде всего, спасибо Вам за то, что остановили свой выбор на нашем институте!  Мы уверены, что Вы останетесь  довольны нашим сотрудничеством. Для того, чтобы выслать Вам счет, нам необходимо  получить от вас реквизиты компании-вашего работодателя. Пришлите их, пожалуйста,  ответом на это письмо. Если у вас появятся вопросы – пожалуйста, обращайтесь! С уважением, Анна Иванова Менеджер-администратор Институт иностранных языков тел. (495) 777 77 77 моб. 777 77 77

Совет  № 5:  Определите содержание блока персональной контактной информации.  Внесите эту информацию  в автоматические настройки. Заканчивайте этим блоком каждое ваше письмо к клиентам и деловым партнерам.  Украсьте ваше письмо надежным индикатором  хорошего делового тона и профессионализма.

Тамара Воротынцева

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

E— mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

Комментирование закрыто.

Мы успешно работаем на рынке краткосрочного бизнес-образования России и стран СНГ с 2005 года.

Что мы делаем: мы проводим классические бизнес-тренинги, т.е. обучаем только тем знаниям и навыкам, которые необходимы для успешной профессиональной деятельности. Мы не занимаемся личностным ростом, прокачкой мозгов и шаманством.

Кто наш клиент: это юридические лица, компании среднего и крупного бизнеса России и стран СНГ.

Кто будет вас учить: наши тренеры — это зрелые, состоявшиеся люди, с собственным опытом работы в реальном бизнесе. У нас нет пенсионеров-теоретиков и «зеленых выскочек». Мы учим только тому, что умеем сами.

Основное направление нашей деятельности – это корпоративные тренинги

Мы проводим их по 5 основным направлениям:

• Тренинги для руководителей

• Универсальные тренинги

• Деловая переписка

• Система обучения персонала

• Рабочие кадры

Будем рады видеть Вас среди наших клиентов!

Поиск по сайту

Tags

Счетчик