Правила деловой электронной переписки. О теме письма

правила деловой электронной перепискиЭлектронная деловая переписка. О теме письма

Эта статья о заполнении поля «Тема письма» в электронной деловой переписке.

Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.

Простая, казалось бы, вещь. Пишешь партнеру о сроках отправки документов – напиши в теме «О сроках отправки Договора». Пишешь об изменении юридического адреса – напиши в теме «Об изменении юридического адреса». Но, как показывает практика переписки, не все, очевидное для нас, столь же очевидно для других…

На днях моя подруга и коллега (Наташа) в очередной  раз облегченно вздохнула, получив письмо от своего делового партнера. И сказала: «Красота! Не письмо, а песня! Еще не открыла его, а уже знаю, о чем пишет!». А потом добавила: «Да и  отыскать любое из его писем в моем ящике теперь минутное дело!»

«И что в этом особенного?» — справедливо спросите вы. И тогда я расскажу Вам, почему нынешний порядок в переписке с адресатом так радует мою подругу.

Наташа – специалист по работе с клиентами и партнерами в тренинговой компании.

Чуть более 2-х месяцев назад у нее началась переписка с новым деловым партнером компании. (Назовем его «Вася»). В начале предстоящей совместной  работы всегда много вопросов, которые надо обсудить, прояснить, уточнить, закрепить и пр. В день Наташа и Вася обменивались большим количеством сообщений. Но если бы вы заглянули в Наташину папку с входящими письмами и посмотрели на ветку переписки с Васей, то обнаружили бы совершенно незамысловатую картину. Писем много, но вся информация сводится к двум смысловым моментам: в поле «От кого» значится  «Вася», а в поле тема  — «Сотрудничество с Пермью» (Имя Наташиного  делового партнера и название города по понятным причинам мною изменены. Как говорится, всякие совпадения прошу считать случайностью).

Представьте себе ситуацию: первое письмо имеет тему «Сотрудничество с Пермью». Из этого письма Наташа узнает информацию об адресате, о его компании,  знакомится с его  коммерческим предложением. Отвечает. В следующих письмах уточняются детали работы, специфика проведения выездных тренингов, обсуждаются финансовые, организационные аспекты и пр. (В  конце недели в Наташином ящике 17  писем  от Васи). При этом все письма: от первого до последнего — имеют один вариант темы: «Сотрудничество с Пермью». А теперь представьте, что приходится делать, если срочно нужно, например,  найти в этой переписке одно конкретное письмо с конкретной информацией. Как говорится, « и ежу понятно», что  приходится делать:  открывать письма наугад и пытаться  приблизительно вспомнить, в какой из дней недели этот вопрос обсуждался. Говорить о временных затратах, результативности такого поиска и сопутствующих эмоциях не стану. И так все понятно.

Выводы:

1.Помните, что поле «Тема» – важная часть электронного письма.

2.Заполняйте поле темы рационально, делайте информацию предельно информативной.

Например, «Договор.Счет.Акт» вместо «Документы»

3. По мере изменения аспектов обсуждаемого вопроса вносите уточнение в тему (используйте расширение).

Например,

Сотрудничество с Пермью→Сотрудничество с Пермью.Даты→ Сотрудничество с Пермью.Договор

4. Делайте объем темы содержательным, но предельно кратким (количество знаков, видимых адресатом при получении, в поле «Тема» достаточно ограничено)

Например,

Сотрудничество с Пермью → Пермь.Даты → Пермь.Договор

5. Если в переписке с деловым партнером/клиентом вы видите, что поле «Тема» заполняется им произвольно/не заполняется вовсе, возьмите инициативу в свои руки и попробуйте один из двух сценариев:

— При ответе корректно меняйте содержание поля «Тема»/сами заполняйте его. Если адресат внимателен, возможно, уже этого действия будет достаточно чтобы привести переписку  в нормальный вид. Если же адресат по-прежнему продолжает (скорее всего, просто по привычке) игнорировать содержимое этого поля – воспользуйтесь другим сценарием (читайте ниже):

— Напишите адресату письмо с просьбой/предложением приблизительно следующего содержания: «Вася, мне очень хочется,  чтобы наша переписка была эффективной и мы могли предельно оперативно решать все наши деловые вопросы. Предлагаю в поле «Тема» сразу указывать  предмет и содержание письма.  Думаю, так мы существенно повысим эффективность нашего общения».

Наташа воспользовалась моими советами. И вот уже второй месяц наслаждается прозрачностью и четкостью получаемых писем!

Такого же наслаждения желаю и вам, мои уважаемые читатели!

Тамара Воротынцева

Деловая переписка тренинг

Обратите внимание на наши тренинговые программы, которые могут вам помочь:

Статьи по теме:

Метки
KPI ВИП водитель Водитель для VIP Корпоративная культура Корпоративные тренинги Оценка деятельности Переговоры Сервис Тайм-менеджмент Тамара Воротынцева Тренинги для руководителей Управление временем Управление проектом аттестация бережливое производство бизнес-тренинги деловая переписка деловое письмо деловой этикет деловые переговоры методы оценки персонала мотивация мотивация персонала наставничество нематериальная мотивация обучение персонала оценка персонала притчи для бизнеса продажи развитие персонала система наставничества тренинг для водителей тренинги по продажам тренинг по мотивации тренинг по переговорам тренинг по переписке тренинг продаж тренинг тренеров управление изменениями. управление проектами управление проектами тренинг успешные переговоры электронное письмо этикет эффективные продажи
Подпишитесь на нашу рассылку!

Почему нам доверяют
  • Стандартно высокое качество обучения, которое поддерживается благодаря постоянному развитию собственного штата тренеров.
  • Наши тренеры — это зрелые, состоявшиеся люди, с собственным опытом работы в реальном бизнесе.
  • Разумные цены. Мы ценим свой труд, но при этом стараемся снизить цены на тренинги для наших клиентов за счет оптимизации внутренних затрат.
  • Быстрое и оперативное решение организационных и юридических вопросов.
О наших программах
Мы в соцсетях
RSS     
Контакты

+7 (495) 228-09-71

E-mail : hr@training-partner.ru
Адрес: 115419, Москва, ул. Орджоникидзе, д. 11 стр. 11, БЦ ABC Estate, офис 612
Метро: Ленинский проспект
© 2017 Корпоративные бизнес тренинги в Москве и по всей России- ТК "Бизнес Партнер", +7 495 228-09-71  Войти