Написание делового письма

Написание делового письмаЛечебные иголки и  написание делового письма.

Как управлять активностью своего адресата.

Начну с неожиданного вопроса. В вас когда-нибудь вонзали иголки? В количестве этак от 15 до 30?  И чтобы вы на это пошли совершенно добровольно? И чтобы еще получали от этого  удовольствие и позитивный для здоровья результат?

Да? Тогда вы поймете, о чем я.

Нет? Значит, вы еще не знаете о чудодейственной силе процедуры под незатейливым  названием иглоукалывание!

Я эту волшебную процедуру открыла для себя недавно, пару недель назад (в стремлении поднять общий физический тонус после изматывающее жаркого лета и в преддверии плотной рабочей осени и зимы). Суть процедуры очень проста: на теле человека есть определенные точки – особые центры сосредоточения энергии и нервных окончаний. Достаточно взять эти точки под грамотный контроль, активизировать их – и результат налицо! (Кстати и на лице – тоже, это я говорю уже по секрету, специально для женской части моих подписчиков J).

Эффект потрясающий: и лечебный, и косметический!

Находясь под впечатлением от этого открытия, я задалась вопросом: только ли на теле человека есть такие точки? А можно ли их отыскать у других объектов? Например, в теле делового письма?

Ну, чтобы было так: возьми под контроль эти точки при написании делового письма – и письмо уже «работает»: достигает цели, вызывает у клиента желание ответить и т.д.?

Задумалась я над этим и пришла к выводу: Да! Чудодейственные точки в деловом письме есть!

Сегодня я расскажу всего о трех. Тех, которые лежат совсем на поверхности!

Поверьте, если вы возьмете под контроль только их  – ваши письма станут уже на порядок более действенными: будут предельно понятны вашему адресату и будут подвигать его к написанию ответа.

Итак, три точки письма. Я назвала их тремя точками внимания:  они изначально расположены в поле внимания нашего адресата, а поэтому  должны быть в поле и нашего внимания, когда мы пишем письмо.

Две точки внимания  расположены в начале письма.

И одна – в конце.

Две точки в начале обусловлены спецификой электронного письма.

Первая точка – тема письма. Адресат видит ее еще до того, как откроет наше сообщение.

Вторая точка — вступительная фраза. Это первый элемент, который прочитывает адресат, когда открывает письмо.

И наконец, третья точка — финальная фраза. Последнее, на чем сосредотачивается внимание адресата по прочтении нашего письма.

Посмотрите, как работают эти точки.

Ниже я привела два примера письма. Первое написано без внимания к точкам внимания. Второе – с их активным применением.

Пример 1.
Subject: Деловая переписка 
Date: Mon, 06 Sep 2010
From: Тамара Воротынцева
To: Иванова Анна
 
Анна, добрый день!
 У меня на руках письма ваших сотрудников, которые они выслали мне после 
тренинга «E-mail переписка в бизнесе». Я обработала и проанализировала 
письма каждого. Готова встретиться и дать персональную обратную связь. 
Можем это сделать 10 сентября, ориентировочно в 17:00. 
Полагаю, что по длительности встреча займет от 30 до 50 минут.
-- 
С уважением,

Тамара Воротынцева

Деловая переписка тренинг


Пример 2.
Subject: Деловая переписка. Обратная связь после тренинга
Date: Mon, 06 Sep 2010
From: Тамара Воротынцева 
To: Иванова Анна
 
Анна, добрый день!
Как и обещала, возвращаюсь к вопросу посттренинговой встречи.
У меня на руках письма ваших сотрудников, которые они выслали мне после 
тренинга «E-mail переписка в бизнесе». Я обработала и проанализировала 
письма каждого. Готова встретиться и дать персональную обратную связь. 
Можем это сделать 10 сентября, ориентировочно в 17:00. 
Полагаю, что по длительности встреча займет от 30 до 50 минут.
Что скажете?

 -- 
С уважением,Тамара Воротынцева

Чувствуете ли вы разницу, уважаемые читатели?

Надеюсь, что Да.

Чем, на мой взгляд, помогают нам точки внимания?

При помощи первой точки — «Тема письма» — мы привлекаем внимание адресата к аспекту нашего письма, помогаем адресату быстро (даже не открывая письма) понять, о чем сообщение, а также делаем наше письмо легко идентифицируемым в почте нашего адресата в дальнейшем.

В моем примере я коротко сообщаю Анне, что в моем письме пойдет речь об обратной связи после тренинга «Деловая переписка» (ни об оплате, ни о документах, ни о каких бы то ни было других вопросах, по которым мы с ней переписываемся). Для того, чтобы это узнать, Анне достаточно просто увидеть тему. Эта же тема поможет Анне в дальнейшем легко и быстро найти мое письмо в своей почте, если это будет необходимо.

Вторая точка — «Вступительная фраза» — повышает степень ясности нашего сообщения, делает письмо более понятным: указывает адресату причину письма, поясняет логику происходящего.

В моем случае я поясняю Анне, что является поводом для этого моего письма: я обещала дать обратную связь участникам моего тренинга и поэтому пишу.

Третья точка —   «Финальная фраза» — пододвигает адресата к совершению необходимого нам действия.

Финальная фраза – это последнее, что прочитывает адресат в нашем письме. Обычно к этому моменту адресат внутренне уже задает себе вопрос: что нужно делать? чего от меня ждут? И тут для нас самое подходящее время  внятно и четко сказать об этом.

Я в своем примере выбрала достаточно демократический вариант: «Что скажете?». Можно было использовать его синоним: «Что думаете?» или такой: «Ваше мнение?»

(О многообразии и некоторых секретах финальных фраз – в следующих выпусках).

В любом случае, в этой точке мы должны четко сообщить адресату, какого действия мы от него ждем.

Вот так, на мой взгляд, выглядят самые простые точки, через которые проходит энергия делового письма.

Уважаемые читатели, попробуйте взять под контроль эту энергию в ваших письмах  – и посмотрите, как это будет работать. Я уверена, точки внимания делают письмо структурно и содержательно крепким, а переписку – более динамичной и результативной! Начинайте и заканчивайте  написание делового письма с пристального внимания к трем точкам.

Тамара Воротынцева

Буду рада вас видеть на моем тренинге E-mail переписка в бизнесе.

Посмотрите мини-лекцию «Три точки внимания в письме»

Другие статьи по теме: «Деловая переписка. Деловое письмо»

  1. Правила делового письма
  2. 7 критических ошибок при ответе на письмо-агрессию
  3. Как ответить на агрессивное письмо клиента
  4. Этикет деловой переписки. О хорошем впечатлении
  5. Требования к письму. О времени ответа на письмо
  6. Правила ведения деловой переписки. О ‘хитростях’ финала письма
  7. Составление делового письма. Обращение и приветствие
  8. Особенности делового письма. Иглоукалывание и деловое письмо
  9. Особенности деловой переписки. Позови меня тихо по имени
  10. Правила электронной деловой переписки О теме письма
  11. Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
  12. Простые правила русского языка
  13. Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
  14. Этика электронной деловой переписки
  15. Как грамотно написать письмо-отказ
  16. Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу
  17. Этика делового общения в электронной переписке
  18. Имидж делового человека в электронной деловой переписке
  19. Продающее письмо или  «Фишки убедительности»
  20. Коммерческое предложение. Как составить коммерческое предложение
Метки
KPI ВИП водитель Водитель для VIP Корпоративная культура Корпоративные тренинги Оценка деятельности Переговоры Сервис Тайм-менеджмент Тамара Воротынцева Тренинги для руководителей Управление временем Управление проектом аттестация бережливое производство бизнес-тренинги деловая переписка деловое письмо деловой этикет деловые переговоры методы оценки персонала мотивация мотивация персонала наставничество нематериальная мотивация обучение персонала оценка персонала притчи для бизнеса продажи развитие персонала система наставничества тренинг для водителей тренинги по продажам тренинг по мотивации тренинг по переговорам тренинг по переписке тренинг продаж тренинг тренеров управление изменениями. управление проектами управление проектами тренинг успешные переговоры электронное письмо этикет эффективные продажи
Подпишитесь на нашу рассылку!

Почему нам доверяют
  • Стандартно высокое качество обучения, которое поддерживается благодаря постоянному развитию собственного штата тренеров.
  • Наши тренеры — это зрелые, состоявшиеся люди, с собственным опытом работы в реальном бизнесе.
  • Разумные цены. Мы ценим свой труд, но при этом стараемся снизить цены на тренинги для наших клиентов за счет оптимизации внутренних затрат.
  • Быстрое и оперативное решение организационных и юридических вопросов.
О наших программах
Мы в соцсетях
RSS     
Контакты

+7 (495) 228-09-71

E-mail : hr@training-partner.ru
Адрес: 115419, Москва, ул. Орджоникидзе, д. 11 стр. 11, БЦ ABC Estate, офис 612
Метро: Ленинский проспект
© 2017 Корпоративные бизнес тренинги в Москве и по всей России- ТК "Бизнес Партнер", +7 495 228-09-71  Войти