Ведение и особенности деловой переписки

Виды деловых писем
Основные требования
Правила деловой переписки
Стиль деловой переписки

Деловая переписка – термин, определяющий обмен информацией, имеющей отношение к ведению бизнеса. Является инструментом, позволяющим улучшить взаимодействие между клиентом и компанией либо между деловыми партнерами. Предполагает постоянное соблюдение определенных этических норм. В противном случае связи, которые были успешно налажены, могут оборваться. Результат – клиент либо партнер по бизнесу прекратит общение. Поэтому деловая переписка должна быть грамотной, выстроенной в таком ключе, чтобы она способствовала созданию благоприятного впечатления о компании, ее руководстве.

Виды деловых писем

Деловые письма могут быть различными по своему содержанию. Принято выделять следующие виды деловых писем:

  • Письма, выполняющие коммуникационную роль, которые содержат отказ, претензию, признание, оправдание;
  • Письма-договоренности, позволяющие подвести итог деловой встречи, сформировать определенную договоренность, обозначить сроки исполнения задач, а также убедиться, что обе стороны правильно поняли особенности договора;
  • Письмо-запрос, отправляемое с целью получить какую-либо информацию от адресата;
  • Письмо-предложение, которое зачастую является ответом на письмо-запрос.

Основные требования деловой переписки

К основным требованиям деловой переписки относится:

  • Ясность изложения;
  • Краткость излагаемых фактов;
  • Полнота;
  • Учтивость;
  • Грамотность.

Ясность письма строится на подходящих, понятных адресату словах. Не следует перегружать текст сложными предложениями, которые способны запутать. Краткое, лаконичное письмо позволит респонденту уловить смысл послания. Следует помнить о полноте включаемой информации, не принося в жертву данное требование краткости изложения. Речь идет о завершенности, без включения излишних подробностей.

Безусловно, учтивость – одно из важных требований. Компания, бизнесмен, озабоченный своей репутацией, никогда не допустит неучтивого ведения деловой переписки. При этом важно «не пересластить» соответствующими фразами письмо. Необходимо знать меру учтивости. Грамотность также важна. Неграмотно составленное письмо, наличие ошибок негативно отображается на общем впечатлении. Соответственно, послание должно быть грамотно написанным.

Правила деловой переписки

Грамотное ведение деловой переписки строится на определенных правилах. Так, разговорный вариант в данном случае будет неуместным. Не допустимо делать ошибки, опечатки. Это станет причиной думать об отсутствии образованности, что негативно скажется на образе компании, впечатлении от общения с ее руководством.

К основным правилам ведения деловой переписки также относится:

  • Отсутствие слов, определение которых отправителю неизвестно. При необходимости следует сверять свои знания со словарем. Кроме того, не стоит указывать термины, которые адресат может не понять. Если все-таки нужно внести в текст такие термины, им нужно давать пояснение;
  • Текст, составленный на основе коротких предложений. Слишком длинные предложения с множеством оборотов не подходят для составления писем делового характера;
  • Предварительная подготовка письма в текстовой программе. Рекомендуется использовать Microsoft Word, который поможет увидеть грубые ошибки;
  • Использование компьютеров, ноутбуков для отправки писем по электронной почте. Планшеты, телефоны автоматически могут исправить текст и, как следствие, изменить его содержание;
  • Тщательная проверка, анализ логического построения текста, что позволит составить максимальное грамотное деловое письмо.


Стиль деловой переписки

Грамотная деловая переписка – это своего рода искусство. Общение по-приятельски в данном случае не подойдет, как и слишком суровый стиль. Для грамотного построения обмена сообщениями уместно следующее:

  • Строгость включаемых в текст конструкций;
  • Приветствие с указанием имени, отчества адресата;
  • Ответ, отправленный не позднее 2 суток с момента получения письма;
  • Отсутствие назойливости, постоянных вопросов об одном и том же;
  • Использование правила зеркала – обращение к адресату в том же стиле, в каком он предпочитает общаться;
  • Поздравление с официальными праздниками;
  • Выражение благодарности на поздравления, приглашения.

Важно соблюдать правила деловой переписки, вести ее в стиле, достойном для делового общения. Каждое письмо – это своеобразная визитная карточка. От качества оформления письма зависит успешность бизнеса. Переписка должна способствовать доверию, эффективности ведения переговоров, решению важных задач. И только в этом случае можно гарантировать, что общение с клиентом, деловым партнером даст ожидаемые результаты.

Другие статьи по теме «Деловая переписка. Деловое письмо»:

  1. Написание делового письма
  2. Правила делового письма
  3. 7 критических ошибок при ответе на письмо-агрессию
  4. Как ответить на агрессивное письмо клиента
  5. Этикет деловой переписки. О хорошем впечатлении
  6. Требования к письму. О времени ответа на письмо
  7. Правила ведения деловой переписки. О ‘хитростях’ финала письма
  8. Составление делового письма. Обращение и приветствие
  9. Особенности делового письма. Иглоукалывание и деловое письмо
  10. Особенности деловой переписки. Позови меня тихо по имени
  11. Правила электронной деловой переписки О теме письма
  12. Деловая е-mail переписка. Немного о стандартах
  13. Простые правила русского языка
  14. Как составить эффективное письмо для e-mail рассылки
  15. Этика электронной деловой переписки
  16. Как грамотно написать письмо-отказ
  17. Бизнес письмо или Как написать письмо партнеру по бизнесу
  18. Этика делового общения в электронной переписке
  19. Имидж делового человека в электронной деловой переписке
  20. Продающее письмо или  «Фишки убедительности»
  21. Коммерческое предложение. Как составить коммерческое предложение

Обратите внимание на наши тренинговые программы по деловой переписке:

E-mail переписка в бизнесе. Управляйте деловыми отношениями

Деловая е-mail переписка с партнерами. Непростые ситуации (продвинутый уровень)

Деловая переписка. Имидж и деловые интересы

Рейтинг публикации:
1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Нет рейтинга)
Loading...
Поделиться в соцсетях:
Метки
KPI ВИП водитель Водитель для VIP Корпоративная культура Корпоративные тренинги Оценка деятельности Переговоры Сервис Тайм-менеджмент Тамара Воротынцева Тренинги для руководителей Управление временем Управление проектом аттестация бережливое производство бизнес-тренинги деловая переписка деловое письмо деловой этикет деловые переговоры методы оценки персонала мотивация мотивация персонала наставничество нематериальная мотивация обучение персонала оценка персонала притчи для бизнеса продажи развитие персонала система наставничества тренинг для водителей тренинги по продажам тренинг по мотивации тренинг по переговорам тренинг по переписке тренинг продаж тренинг тренеров управление изменениями. управление проектами управление проектами тренинг успешные переговоры электронное письмо этикет эффективные продажи
Подпишитесь на нашу рассылку!

Почему нам доверяют
  • Стандартно высокое качество обучения, которое поддерживается благодаря постоянному развитию собственного штата тренеров.
  • Наши тренеры — это зрелые, состоявшиеся люди, с собственным опытом работы в реальном бизнесе.
  • Разумные цены. Мы ценим свой труд, но при этом стараемся снизить цены на тренинги для наших клиентов за счет оптимизации внутренних затрат.
  • Быстрое и оперативное решение организационных и юридических вопросов.
О наших программах
Мы в соцсетях
RSS     
Контакты

+7 (495) 228-09-71

E-mail : hr@training-partner.ru
Адрес: 115419, Москва, ул. Орджоникидзе, д. 11 стр. 11, БЦ ABC Estate, офис 612
Метро: Ленинский проспект
© 2018 Корпоративные бизнес тренинги в Москве и по всей России- ТК "Бизнес Партнер", +7 495 228-09-71  Войти